**ETCカード電算システム**を切り替える際、「現在のシステムに登録されているデータを新しいシステムへ移行できるか」は重要な確認項目です。
しかし、データを移行できたからといって、切替が完了したとは限りません。
ETCカード事業では、組合員情報やカード情報だけでなく、割引率・手数料・組合費・税区分など、さまざまな条件をもとに毎月の請求額を計算します。
そのため、
データを移せることと、移行後に正しい請求ができることは別問題です。
新しいシステムで本稼働を開始する前に、移行したデータや設定内容を確認し、旧システムと新システムの請求結果に差異がないかを照合することが重要です。
今回は、ETCカード電算システムを切り替える際に確認しておきたい「データ移行」と「請求額照合」について解説します。
重要なのは「移行後に正しく請求できること」
システム切替では、
「どのデータを移行できるのか」
という点に目が向きやすいですが、本当に重要なのは、
移行したデータを使って、これまでと同じ条件で正しい請求処理ができるか
という点です。
たとえば、組合員情報やカード番号が正しく移行されていても、
- 割引率
- 手数料
- 組合費・カード管理費
- 税区分
- ETCマイレージの取扱い
- 組合独自の請求条件
などの設定に違いがあれば、請求額に差異が発生する可能性があります。
したがって、システム切替では、
データ移行 → 設定確認 → 請求額照合 → 本稼働
までを一連の作業として考える必要があります。
切替時に移行すべき主なデータ
ETCカード電算システムを切り替える際には、どのデータを、どの単位で、どこまで移行するのかを事前に整理しておきます。
主なデータは、大きく4つに分けられます。
1．組合員・請求先情報
- 組合員名
- 請求先
- 住所
- 口座情報
- 支店情報
などです。
請求書の送付先や口座振替にも関係する基本情報です。
2．カード・車両情報
- カード番号
- カード種別
- 車両番号
- 車種
- カードの状態
などを移行します。
特にETCコーポレートカードでは、カードと車両の紐づけについても確認が必要です。
3．請求条件
ここは特に重要です。
- 割引率・還元率
- 手数料
- 管理費
- 組合費
- 税区分
- 組合独自の設定
など、請求金額を計算するための条件を正しく引き継ぐ必要があります。
組合員やカードのデータが正しく移行されていても、請求条件が違えば請求額は一致しません。
4．過去データ
必要に応じて、
- 過去の請求履歴
- 走行明細
- 入金履歴
- ETCマイレージのポイント履歴
なども移行します。
どこまで過去データを新しいシステムで参照する必要があるのか、事前に整理しておくことが大切です。
データ移行後に請求額を照合する理由
データ移行後には、新しいシステムで請求処理を行い、旧システムの結果と比較します。
基本的には、
同じデータ・同じ条件で処理した場合に、旧システムと新システムで同じ請求結果になるか
を確認します。
たとえば、請求額に差異があった場合、
- データ移行に問題があったのか
- 割引率や手数料の設定が違うのか
- 計算方法が違うのか
を調べなければなりません。
本稼働してから差異が判明すると、組合員への請求書の訂正や再計算などが必要になる可能性があります。
そのため、本稼働前に実際の過去データを使って検証しておくことが重要です。
請求額照合で確認しておきたい項目
請求額だけを見るのではなく、関連する設定や出力データまで確認しておくと安心です。
たとえば、次のような項目です。
組合員数・カード枚数
旧システムと新システムで件数が一致しているか確認します。
カードと車両の紐づけ
誤登録や未登録がないかを確認します。
割引率・手数料設定
組合独自の割引率や手数料が正しく設定されているか確認します。
請求書・明細
請求金額だけでなく、
- 税区分
- 合計金額
- 明細
- 注記
などの表示についても確認します。
口座振替データ
金額・件数・データ形式が正しいかを確認します。
旧システムとの請求額
可能であれば、直近1～2か月分などの実データを使って旧システムと新システムの請求結果を照合します。
帳票・CSVデータ
会計処理や社内業務で利用している帳票・CSVが、新システムでも問題なく使用できるか確認します。
組合員向け画面
WEB請求書などを利用する場合は、組合員側から見ても問題がないか確認します。
請求額に差異が出た場合は原因を切り分ける
旧システムと新システムで請求額に差異が発生した場合、すぐに「新システムの計算がおかしい」と判断するのではなく、原因を切り分けて確認します。
基本的には、
元データ
↓
設定条件
↓
計算ロジック
の順で確認すると整理しやすくなります。
たとえば、
- 元データそのものが異なっているのか
- 割引率や手数料などの設定が違うのか
- それとも計算方法そのものに違いがあるのか
を確認します。
また、システム切替を機に割引率や手数料などの運用条件を変更した場合には、その変更によって生じた差異と、移行上の問題による差異を分けて確認する必要があります。
本稼働前に十分な検証期間を確保する
ETCカード電算システムの切替では、初回請求の直前にデータ移行を行い、そのまま本稼働するのはおすすめできません。
一般的には、
現状確認
→ 要件確認
→ データ移行
→ テスト
→ 操作説明・並行運用
→ 本稼働
という流れで進めます。
特に重要なのが「テスト」の工程です。
実際のデータを使って、
- データが正しく移行されているか
- 請求条件が正しく設定されているか
- 請求額に問題がないか
- 必要な帳票やデータを出力できるか
を確認してから本稼働します。
データ移行の期間だけでなく、「移行後の検証期間」まで含めて切替スケジュールを組むことが重要です。
ETCクラウドにおけるデータ移行と請求額照合
株式会社ファーストアクセスが提供する「ETCクラウド」では、ETCカード電算システムの切替時に、現在の運用やデータ内容を確認しながら移行を進めます。
対象となるデータを新しいシステムへ移行するだけでなく、
- 組合員・カード情報
- 車両情報
- 割引率・手数料
- 請求条件
- 過去データ
などを確認し、新しいシステムで請求処理を行います。
そのうえで、旧システムの請求結果と照合し、差異がある場合には原因を確認します。
私たちが重視しているのは、
「データを移せたか」ではなく、「移行後に正しく請求できるか」まで確認すること
です。
現在お使いのETCカード電算システムからの切替や、データ移行について気になる点がございましたら、お気軽にご相談ください。
まとめ
ETCカード電算システムを切り替える際には、単にデータを新しいシステムへ移行するだけでは十分ではありません。
本稼働前に、
１．必要なデータが正しく移行されているか
２．割引率・手数料などの設定が正しいか
３．旧システムと新システムの請求結果に問題がないか
を確認することが重要です。
データを移せることと、移行後に正しい請求ができることは別問題です。
システム切替を検討する際には、「どのデータを移行できるか」だけではなく、「移行後にどのような検証を行うのか」についても、事前にシステム会社へ確認しておくことをおすすめします。
ETCカード電算システムの比較・切替を検討されている方へ
ETCカード電算システムの比較・切替時に確認しておきたい内容をまとめた、
「ETCカード電算システム 比較・切替検討ガイド」
をご用意しています。
資料では、
- 現行システムを確認する14項目
- 自組合の業務要件整理シート
- ベンダー比較表
- 切替時に移行すべきデータ
- データ移行後の検証チェックリスト
- 導入・切替の標準スケジュール
- 費用を比較するときの考え方
- ベンダーへ確認すべき質問
などを掲載しています。
「まずは自社・自組合の現状を整理したい」という段階でもご活用いただけます。
現行システムを継続する場合の点検資料としてもご活用いただけます。
ご相談・お問い合わせ
ファーストアクセスでは、協同組合さまの現在の運用を伺い、必要機能・移行・サポートの観点から整理のお手伝いをしています。
現在ご利用中の「ETCカード電算システム」についてお気軽にご相談ください。現在の運用方法を伺いながら、確認すべき項目を一緒に整理いたします。
以下のお問い合わせフォームに「現行システムの点検」とご記載ください。
ファーストアクセスの「ETCクラウド」とは？
ファーストアクセスの「ETCカード電算システム」はどのようなものか？は、以下のページをご参照ください。
最後まで読んで頂き、誠にありがとうございました。