ETCカードを取り扱う協同組合では、毎月、組合員への請求書や利用明細を作成し、郵送しているケースも多いと思います。
紙の請求書には、
- 手元に残る
- 担当者が確認しやすい
- 従来の業務をそのまま継続できる
といったメリットがあります。
一方で、毎月の請求件数が多くなると、
- 請求書の印刷
- 封入
- 宛名確認
- 郵送
- 未着時の確認
- 過去請求書の再発行
など、請求書を作成した後にもさまざまな業務が発生します。
そこで選択肢の一つになるのが、WEB請求書です。
WEB請求書の目的は、単に「紙をなくすこと」ではありません。
請求書の印刷・封入・郵送・保管・再発行といった周辺業務を減らし、組合側と組合員側の双方が請求情報を確認しやすい状態を作ることにあります。
今回は、ETCカード請求書をWEB化すると実務がどのように変わるのかを整理します。
WEB化すれば請求書を郵送する必要がなくなる
紙の請求書では、請求処理が完了した後に、
印刷
↓
封入
↓
宛名確認
↓
郵送
という作業が必要です。
組合員数が少なければ大きな負担にならなくても、請求先が増えるほど毎月の作業量も増えていきます。
WEB請求書を利用する場合、組合員が専用のWEB画面から請求書や利用明細を確認できるため、WEBへ切り替えた組合員については紙の請求書を郵送する必要がなくなります。
その結果、
- 印刷作業
- 用紙・封筒の準備
- 封入作業
- 郵送作業
- 郵送費
などを減らすことができます。
特に毎月数百件単位で請求書を発送している場合には、1件あたりの作業は小さくても、年間で見ると大きな業務になります。
組合側のメリット
WEB請求書を導入することで、協同組合側には主に次のようなメリットがあります。
1．印刷・封入・郵送作業を減らせる
最も分かりやすいのが、紙の請求書を発送するための作業削減です。
請求書そのものを作成する業務だけでなく、その後に発生する作業まで含めて減らすことができます。
2．郵送費を削減できる
郵便料金だけでなく、
- 用紙
- 封筒
- 印刷
- 封入
などにも費用がかかります。
WEBへ切り替える組合員が増えれば、こうした費用を継続的に削減できます。
3．再発行対応を減らしやすい
紙の請求書では、
- 請求書を紛失したので、もう一度送ってほしい
- 数か月前の請求書を確認したい
といった依頼が発生することがあります。
WEB上で過去の請求書を確認できる仕組みがあれば、組合員自身で確認できるため、組合側での再発行対応を減らしやすくなります。
4．請求書の未着確認を減らしやすい
郵送の場合には、
- まだ届いていない
- いつ発送したのか
といった問い合わせが発生する場合があります。
WEB請求書であれば、公開後に組合員自身が確認できるため、こうした問い合わせも減らしやすくなります。
組合員側にもメリットがある
WEB請求書は、組合側だけの業務効率化ではありません。
請求書を受け取る組合員側にもメリットがあります。
1．必要なときに確認できる
郵便物が届くのを待たずに、WEB上から請求内容を確認できます。
社内の担当者が出張中などの場合でも、インターネットへ接続できる環境があれば確認できます。
2．過去の請求書を探しやすい
紙の請求書をファイルに保管している場合、過去の請求書を探すのに時間がかかることがあります。
WEB上に過去の請求書が保存されていれば、必要な月の請求書を確認しやすくなります。
3．紙で保管する量を減らせる
毎月の請求書や走行明細を長期間保存していると、保管する書類も増えていきます。
必要に応じてPDFなどで保存できる仕組みであれば、紙で保管する必要を減らせます。
「問い合わせがなくなる」わけではない
WEB請求書を導入すれば、すべての問い合わせがなくなるわけではありません。
導入直後には、
- ログイン方法が分からない
- ID・パスワードを忘れた
- どこから請求書を見るのか分からない
といった、WEB請求書特有の問い合わせが発生することもあります。
そのため、WEB請求書のメリットは、
「問い合わせがゼロになる」
ということではなく、
過去請求書の再発行や請求書の未着確認など、従来の紙運用で発生していた問い合わせを減らしやすくなる
と考える方が適切です。
WEB請求書を導入する前に確認したいこと
WEB請求書にはメリットがありますが、単純に紙をすべて廃止すればよいとは限りません。
導入前には、次のような点を確認しておく必要があります。
紙の請求書を希望する組合員への対応
組合員によっては、
「従来どおり紙で受け取りたい」
という希望があるかもしれません。
その場合、紙とWEBを併用できるか確認しておく必要があります。
最初から全組合員をWEBへ切り替えるのではなく、希望する組合員から順次WEB化する方法も考えられます。
ID・パスワード等の案内方法
WEB請求書を利用するためには、組合員へログイン方法を案内する必要があります。
初回登録時の手順や、パスワードを忘れた場合の対応方法も確認しておきます。
過去どこまで閲覧できるか
WEB請求書を比較するときには、
過去何か月の請求書を確認できるのか
も確認しておくとよいでしょう。
紙とWEBのどちらか一方にする必要はない
WEB請求書を導入するときに、
「すべてWEBにしなければならない」
と考える必要はありません。
たとえば、
WEBを希望する組合員
→ WEB請求書
紙を希望する組合員
→ 従来どおり郵送
という運用も考えられます。
組合員によって業務環境や考え方は異なります。
そのため、WEB化を目的にするのではなく、
組合側の業務負担と、組合員側の利便性の両方を見ながら運用方法を決める
ことが重要です。
ETCカード電算システムを比較するときにも確認したい
ETCカード電算システムを比較するときには、
- ETCカードを管理できるか
- 道路会社データを処理できるか
- 割引・手数料を設定できるか
- 請求書を作成できるか
といった機能を確認すると思います。
しかし、
「請求書を作れること」と「組合員へ効率的に届けられること」は別の話です。
請求処理が完了した後に、毎月大量の請求書を印刷・封入・郵送するのであれば、その業務もETCカード事業全体の負担に含まれます。
そのため、システムを比較するときには、
組合員への情報提供方法があるか
も確認しておきたいポイントです。
WEB請求書のような仕組みがあれば、請求書を作成するところから組合員へ届けるところまで、一連の業務として効率化できます。
ETCクラウドでは組合員向けWEB請求書に対応
株式会社ファーストアクセスが提供する「ETCクラウド」では、組合員向けのWEB請求書機能をご利用いただけます。
組合員は専用ページから請求情報を確認できるため、協同組合側で紙の請求書を郵送する業務を減らすことができます。
また、ETCクラウドではWEB請求書だけでなく、
- ETCコーポレートカード・ETCクレジットカードの管理
- 道路会社データの取込
- 組合独自の割引・手数料設定
- 請求書・利用明細の作成
- 口座振替データの作成
- ETCマイレージ業務
- NEXCOへの申請書類出力
など、ETCカード事業の日常業務から請求業務まで対応しています。
現在、
- 毎月の請求書発送に時間がかかっている
- 郵送費を減らしたい
- 過去請求書の再発行依頼がある
- 紙とWEBを併用できるか確認したい
といった課題がございましたら、現在の運用を整理するところからご相談いただけます。
お気軽にご相談ください。
以下のお問い合わせフォームに「WEB請求書」とご記載ください。
まとめ
ETCカード請求書のWEB化には、
組合側
- 印刷・封入・郵送作業を減らせる
- 郵送費を削減できる
- 過去請求書の再発行対応を減らしやすい
- 未着確認などの問い合わせを減らしやすい
組合員側
- 必要なときに請求書を確認できる
- 過去の請求書を探しやすい
- 紙の保管を減らせる
といったメリットがあります。
ただし、WEB請求書の目的は、単に紙をなくすことではありません。
重要なのは、
請求書を作成した後に発生する「印刷・封入・郵送・保管・再発行」といった周辺業務まで含めて効率化すること
です。
また、すべての組合員を一度にWEB化する必要もありません。
紙を希望する組合員とWEBを希望する組合員を分けるなど、自組合に合った運用方法を検討することをおすすめします。
ETCカード電算システムを比較する際には、
「請求書を作成できるか」だけでなく、「組合員へどのように届けるのか」
まで確認してみてください。
ETCカード電算システムの比較・切替を検討されている方へ
ETCカード電算システムを比較するときに確認しておきたい内容をまとめた、
「ETCカード電算システム 比較・切替検討ガイド」
をご用意しています。
資料では、
- 現行システムを確認する14項目
- 組合員への情報提供方法
- 自組合の業務要件整理シート
- ベンダー比較表
- データ移行時の確認事項
- データ移行後の検証チェックリスト
- 導入・切替の標準スケジュール
- 費用を比較するときの考え方
- ベンダーへ確認すべき質問
などを掲載しています。
「現在の請求業務を整理したい」「紙の請求書をWEB化できるか確認したい」という段階でもご活用いただけます。
現行システムを継続する場合の点検資料としてもご活用いただけます。
ファーストアクセスの「ETCクラウド」とは？
ファーストアクセスの「ETCカード電算システム」はどのようなものか？は、以下のページをご参照ください。
最後まで読んで頂き、誠にありがとうございました。