ETCカードをご利用のみなさま、こんにちは。
協同組合のETCカード事業では、組合員からの利用代金回収に口座振替を利用するケースが多くあります。
さらに、組合によっては一つの金融機関だけではなく、複数の金融機関や収納代行会社と口座振替契約を結び、契約先ごとに異なる口座振替データを作成することがあります。
ETCカード電算システムに求められるのは、単にファイルを出力できることではありません。
- どの組合員を、どの口座振替契約先に割り当てるか
- 請求書と口座振替データの金額が一致しているか
- いつ、誰が、どのファイルを送信したか
- 振替結果をどのように請求・入金管理へ反映するか
までを、一連の業務として管理する必要があります。
この記事では、ETCカード電算システムで複数の口座振替契約先を管理するときに確認したい7項目をご紹介します。
この記事でいう「複数の金融機関」とは、組合員の預金口座が複数の銀行に分かれていることではなく、組合が複数の金融機関・収納代行会社と口座振替契約を結んでいるケースを指します。
1．組合員と口座振替契約先を正しく紐付ける
最初に確認するのは、組合員ごとの回収方法です。
ETCカード電算システムの組合員マスタには、少なくとも次の情報を正しく登録しておく必要があります。
- 回収方法が口座振替か銀行振込か
- どの金融機関・収納代行会社を利用するか
- 振替口座の金融機関コード・支店コード
- 預金種目・口座番号
- 口座名義カナ
- 適用開始月・変更月
口座情報が未登録だったり、口座振替契約先の区分を誤っていたりすると、請求額が正しく計算されていても、口座振替データへ出力されない可能性があります。
反対に、契約先を重複して登録すると、同じ請求を複数のファイルへ出力してしまうおそれがあります。
マスタ登録時だけでなく、月次請求を確定する前にも、未登録・重複・変更中の組合員がいないか確認できる仕組みが必要です。
2．契約先ごとのデータ仕様を確認する
多くの金融機関や収納代行会社では、全銀協制定の口座振替用フォーマットを基本としています。（全銀フォーマットと呼ばれています）
ただし、実際の運用では、委託者コード、ファイルの分割方法、文字コード、改行の有無、送信方法などが契約先ごとに異なることがあります。
| 確認項目 | 主な確認内容 |
|---|---|
| 契約情報 | 委託者コード、委託者名 |
| 振替情報 | 振替日、再振替の有無 |
| 口座情報 | 金融機関コード、支店コード、預金種目、口座番号 |
| 名義情報 | 半角カナ、使用可能文字、濁点・スペースの扱い |
| ファイル形式 | 固定長、文字コード、改行の有無 |
| 送信方法 | Webアップロード、データ伝送サービス |
| 結果データ | 返却日、結果コード、ファイル形式 |
「全銀形式に対応しているから問題ない」と判断するのではなく、実際に契約している金融機関・収納代行会社の仕様書と照合することが重要です。
新しい口座振替契約先を追加するときは、ETCカード電算システムがその仕様に対応できるかを事前に確認します。
3．請求確定後の変更ルールを決める
ETCカード請求では、走行明細、各種割引、手数料、調整額、消費税などを反映した後に、組合員ごとの最終請求額を確定します。
請求確定後に口座振替データを作成したにもかかわらず、請求額を変更すると、請求書と口座振替金額が一致しなくなる可能性があります。
そのため、月次業務では次の状態を明確に分けて管理します。
- 請求計算中
- 請求確定
- 口座振替データ作成
- 件数・金額照合
- 送信承認
- 送信完了
口座振替データ作成後に請求額を変更する場合は、古いファイルを無効化し、再作成・再照合したうえで送信しなければなりません。
送信後の変更についても、契約先への連絡やデータの差し替えが可能かを確認し、担当者の判断だけで処理しない運用ルールが必要です。
4．件数と合計金額を照合する
ファイルが正常に作成できても、その内容が正しいとは限りません。
口座振替データを作成したら、契約先ごとに次の項目を確認します。
- 口座振替対象の組合員数
- 口座振替データの件数
- 請求書に記載した振替金額
- 口座振替データの合計金額
- 振込など、口座振替以外で回収する金額
- ETCカード電算システム上の総請求額
基本となる照合式は、次のとおりです。
総請求額 ＝ 口座振替分 ＋ 銀行振込分 ＋ その他の回収分
さらに、口座振替契約先ごとの金額を合計し、口座振替対象全体の金額と一致することも確認します。
ETCカード請求では、請求額が0円の組合員、返金や調整によって請求額がマイナスになる組合員、口座変更中の組合員などが発生することがあります。
こうした例外が口座振替データへ出力されるか、除外されるかも、事前にルールを決めておく必要があります。
5．振替日と送信期限を契約先ごとに管理する
請求書に記載する振替日と、金融機関・収納代行会社へのデータ送信期限を管理します。
複数の口座振替契約先を利用している場合、振替日が同じでも送信期限が同じとは限りません。
また、土日・祝日・年末年始によって締切日が前倒しされることもあります。
年間スケジュールと月次業務表には、契約先ごとに次の情報を登録しておくと安全です。
- 振替日
- データ作成日
- 社内確認・承認日
- 最終送信日時
- 振替結果の取得日
- 振替不能分の再請求日
担当者の記憶や金融機関から届くメールだけに頼らず、ETCカード電算システムや共有スケジュールで確認できる状態にしておくことが重要です。
6．ファイル名・送信履歴・保存場所を統一する
複数の口座振替契約先があると、同じ対象月について複数のファイルを作成することになります。
ファイル名は、少なくとも次の内容が判別できるようにします。
- 対象年月
- 口座振替契約先
- 振替日
- 作成日時または版番号
- 未送信・送信済みの状態
また、担当者のパソコンだけに保存するのではなく、組織として後から確認できる場所へ保存します。
保存時には、次のファイルを分けて管理すると確認しやすくなります。
- システムから出力した元データ
- 確認・承認済みデータ
- 実際に送信したデータ
- 金融機関から返却された振替結果データ
送信日時、送信担当者、承認者、契約先、ファイル名を記録し、二重送信や古いファイルの誤送信を防止します。
7．振替不能分を処理する
口座振替業務は、データを送信して終わりではありません。
金融機関・収納代行会社から返却された振替結果データを確認し、請求・入金状況へ反映する必要があります。
確認するのは、主に次の項目です。
- 振替済み件数と金額
- 振替不能件数と金額
- 不能理由コード
- 入金消込結果
- 再請求または振込依頼の対象者
- 組合員への連絡状況
振替不能の理由には、残高不足、口座情報の誤り、口座解約などがあります。
結果データを確認するだけでなく、不能理由に応じて再振替、銀行振込、口座情報の再確認など、次の対応へつなげられる仕組みが必要です。
ETCカード電算システムを切り替えるときは契約先ごとにテストする
「ETCカード電算システム」を切り替える場合、請求書の金額が正しくても、口座振替データが金融機関側でエラーになることがあります。
本番稼働前には、口座振替契約先ごとに次の内容をテストします。
- 委託者コードなどの契約情報
- ファイル形式と文字コード
- 対象件数と合計金額
- 実際のアップロード操作
- 重複送信の防止
- 振替不能分の処理
- 旧システムとの請求額・振替額の照合
新旧システムの差額は、原則として0円とします。差額が発生する場合は、すべての理由を説明できる状態になるまで本番移行しないことが重要です。
ETCカード電算システム切替時の請求額照合については、以下の記事でも詳しく解説しています。
まとめ
複数の口座振替契約先を利用するETCカード請求では、ファイルを出力できるだけでは十分ではありません。
重要なのは、次の一連の流れをETCカード電算システム上で管理できることです。
- 組合員と口座振替契約先の紐付け
- 契約先ごとのデータ仕様
- 請求確定後の変更管理
- 件数・金額・総請求額の照合
- 振替日と送信期限
- ファイルと送信履歴
- 振替結果と不能分の処理
特に、請求書の金額と口座振替データの金額が一致しているか、送信した後の振替結果が正しく入金管理へ反映されているかが重要です。
「ETCクラウド」では、ETCカードの請求確定から、金融機関・収納代行会社別の口座振替データ作成、件数・金額確認、結果データの管理まで、月次請求業務に合わせた運用をご案内しています。
※ 「ETCクラウド」とは株式会社ファーストアクセスが開発・提供しているETCカード電算システムの名称です。
複数の口座振替データを手作業で管理している場合や、現在のETCカード電算システムで対応できるか確認したい場合は、お気軽にご相談ください。
最後まで読んで頂き、誠にありがとうございました。
