協同組合のETCカードの請求業務では、毎月の請求書を発行して終わりではありません。

請求書を送付した後に、

  • 「先月の請求書をもう一度送ってほしい」
  • 「請求書を紛失したので再発行してほしい」
  • 「数か月前の請求書を確認したい」
  • 「担当者が変わったので過去の請求書が見つからない」

といった依頼を受けることがあります。

1件だけであれば、それほど大きな作業ではないかもしれません。

しかし、その都度、

対象の組合員・請求月を確認する
　↓
過去の請求書を探す
　↓
請求書を再出力する
　↓
メールや郵送で再送する

という作業が発生します。

こうした対応が毎月繰り返されると、担当者にとって意外と負担になります。

そこで考えたいのが、「再送付を効率化する」のではなく、「組合員自身が過去の請求書を確認できる状態を作る」という方法です。

今回は、ETCカード請求書をWEB化することで、請求書の再送付業務をどのように減らせるのかを整理します。

請求書の再送付が発生する主な理由

そもそも、なぜ請求書の再送付が必要になるのでしょうか。

代表的なのは次のようなケースです。

1．紙の請求書を紛失した

郵送された請求書を社内で回覧している途中に紛失したり、保管場所が分からなくなったりすることがあります。

数か月後に経理担当者から必要と言われても、手元に残っていなければ協同組合へ再発行を依頼することになります。

2．過去の請求書を確認したい

決算、監査、経費確認などの際に、数か月前や前年の請求書が必要になることがあります。

紙で保管している場合には、

  • どこにファイルしたか分からない
  • 担当者が変わっていて保管場所が分からない

といったことも起こります。

3．請求書が届いていない

郵送の場合には、

「まだ請求書が届いていない」

という問い合わせが発生することがあります。

実際には社内の別部署へ届いていたり、郵便物の中に紛れていたりする場合でも、協同組合側では発送状況を確認し、必要であれば再送することになります。

4．組合員側の担当者が変わった

組合員側で経理担当者などが交代すると、過去の請求書の保管場所や管理方法が引き継がれていない場合があります。

その結果、

「昨年○月分の請求書を再送してもらえますか？」

という依頼につながることがあります。

1件の再送付でも複数の作業が発生する

請求書の再送付は、一見すると「もう一度メールを送るだけ」に見えるかもしれません。

しかし実際には、

1．問い合わせ内容を確認する

まず、

  • どの組合員なのか
  • 何月分なのか
  • どの請求先なのか
  • 請求書だけなのか、明細も必要なのか

を確認します。

2．過去の請求データを探す

システムや保存ファイルから対象月の請求データを探します。

3．請求書を再出力する

必要な請求書や明細を再度PDF等で出力します。

4．メールまたは郵送する

組合員へ送付し、場合によっては送付した旨を連絡します。

このように考えると、1件あたり数分の対応でも、件数が積み重なれば相応の業務時間になります。

WEB請求書なら組合員自身で過去の請求書を確認できる

WEB請求書の大きなメリットの一つが、

組合員自身が必要なときに請求書を確認できること

です。

専用のWEB画面へログインし、

  • 対象月を選択する
  • 請求書を表示する
  • 必要に応じて保存・印刷する

ことができれば、組合員側で過去の請求書を確認できます。

つまり、

「請求書を再送してください」

という依頼に対して、協同組合側が毎回過去データを探して再送する必要がなくなります。

ここが重要です。

再送付という作業を速くするのではなく、組合員自身が再取得できる状態にすることで、再送付業務そのものを減らす

という考え方です。

「再発行」ではなく「いつでも確認できる」状態にする

紙の請求書では、

一度送付する
　↓
紛失する
　↓
再発行を依頼する
　↓
協同組合が再送する

という流れになります。

WEB請求書では、

請求書をWEB上で公開する
　↓
必要になったときに組合員自身が確認する

という流れに変えることができます。

これは単なるペーパーレス化とは少し違います。

組合側から見ると、過去の請求書を保管・再提供する業務の一部を、組合員自身で行えるようにすることになります。

組合員側にもメリットがある

もちろん、協同組合の業務負担を減らすだけではありません。

組合員側にとっても、

  • 必要なときに確認できる
  • 協同組合へ連絡する必要がない
  • 過去の請求書を探しやすい
  • PDF等で保存できる
  • 必要な請求書だけ印刷できる

といったメリットがあります。

特に、

「すぐに請求書が必要」

という場面では、協同組合へ連絡して返信を待つより、自分でWEBから確認できる方が便利です。

再送付以外の問い合わせも減らしやすい

WEB請求書を利用すると、

  • 「請求書は発送されましたか？」
  • 「○月分の請求書を確認できますか？」

といった問い合わせも減らしやすくなります。

組合員自身がWEB画面で確認できれば、協同組合へ問い合わせる前に確認できるからです。

ただし、WEB請求書を導入すれば問い合わせがすべてなくなるわけではありません。

導入当初には、

  • ログイン方法が分からない
  • ID・パスワードを忘れた
  • 担当者が変わった
  • どこから請求書を見るのか分からない

といった別の問い合わせが発生する場合があります。

そのため、問い合わせをゼロにするのではなく、紙運用で繰り返し発生していた再送付・再発行業務を減らすと考えるのが適切です。

紙の請求書との併用も考えられる

すべての組合員がWEB請求書を希望するとは限りません。

たとえば、

  • 従来どおり紙で受け取りたい
  • 社内ルール上、紙の請求書が必要
  • WEBサービスをあまり利用しない

という組合員もいるでしょう。

そのため、

WEBを希望する組合員 → WEB請求書

紙を希望する組合員 → 従来どおり郵送

という運用も考えられます。

最初からすべてをWEB化する必要はありません。

利用状況を見ながら、WEB請求書を利用する組合員を増やしていく方法もあります。

WEB請求書を比較するときに確認したいこと

WEB請求書機能を比較する際には、単に、

「WEBで請求書を見られる」

だけでなく、次のような点も確認しておくとよいでしょう。

  • 過去何か月分まで確認できるか
  • 請求書をPDF等で保存できるか
  • 利用明細も確認できるか
  • 組合員側で印刷できるか
  • 担当者変更時のアカウント変更方法
  • ID・パスワードを忘れた場合の対応
  • 紙との併用が可能か

特に今回のテーマである再送付業務を減らすためには、

「過去の請求書を組合員自身で確認・取得できるか」

が重要なポイントです。

ETCカード電算システムを比較するときにも確認したい

ETCカード電算システムを比較すると、

  • ETCカードを管理できるか
  • 道路会社のデータを処理できるか
  • 割引・手数料を計算できるか
  • 請求書を作成できるか

といった部分に目が向きやすいと思います。

しかし、

請求書を作れることと、請求書を組合員へ効率的に提供できることは別の機能です。

紙の請求書を作成した後に、

  • 印刷
  • 封入
  • 郵送
  • 未着対応
  • 過去請求書の再送付

が必要であれば、それもETCカード業務の一部です。

そのため、ETCカード電算システムを比較する際には、

組合員への情報提供方法があるか

も確認することをおすすめします。

ETCクラウドでは組合員がWEBで請求書を確認できます

株式会社ファーストアクセスが提供する「ETCクラウド」では、組合員向けのWEB請求書機能をご利用いただけます。

組合員自身が専用ページから請求書等を確認できるため、

「過去の請求書をもう一度送ってほしい」

といった依頼に対して、協同組合側で毎回請求書を探して再送する業務を減らすことができます。

また、ETCクラウドではWEB請求書だけでなく、

  • ETCコーポレートカード・ETCクレジットカードの管理
  • 組合員・車両・カード情報の管理
  • 道路会社データの取込
  • 組合独自の割引・手数料設定
  • 請求書・利用明細の作成
  • 口座振替データの作成
  • ETCマイレージ業務
  • NEXCOへの申請書類出力

など、ETCカード事業の日常業務から請求業務まで対応しています。

現在、

  • 過去の請求書を再送することがある
  • 毎回、過去データを探してPDFを送り直している
  • 組合員自身で請求書を確認できるようにしたい

といった場合には、現在の運用を整理するところからご相談いただけます。

お気軽にご相談ください。

以下のお問い合わせフォームに「WEB請求書」とご記載ください。

まとめ

ETCカード請求書のWEB化には、

  • 郵送作業の削減
  • 郵送費の削減
  • ペーパーレス化

など、さまざまなメリットがあります。

しかし、実務上見落としがちなメリットの一つが、

「過去の請求書を再送してください」という対応を減らせること

です。

紙の請求書では、紛失や担当者変更などによって過去の請求書が必要になるたびに、協同組合側で再送付する必要があります。

一方、組合員自身がWEB上で過去の請求書を確認・保存できれば、協同組合へ再送付を依頼する必要がありません。

つまり、

「再送付を効率化する」のではなく、「再送付が必要になりにくい仕組みを作る」

ということです。

WEB請求書を検討するときには、

「毎月どのように請求書を届けるか」だけでなく、「あとから必要になったときに組合員自身で確認できるか」

という視点でも確認してみてください。

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資料では、

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ファーストアクセスの「ETCクラウド」とは？

ファーストアクセスの「ETCカード電算システム」はどのようなものか？は、以下のページをご参照ください。

最後まで読んで頂き、誠にありがとうございました。