「ETCカード電算システム」を比較するときは、
- ETCコーポレートカードとETCクレジットカードの両方に対応しているか
- 道路会社のデータを取り込めるか
- 組合独自の割引率や手数料を設定できるか
- 請求書や口座振替データを作成できるか
など、「どのような機能があるか」に目が向きやすいと思います。
もちろん、必要な機能を備えていることは重要です。
しかし、ETCカード電算システムは一度導入すると長期間利用することが多く、実際の運用では、導入後にどのようなサポートを受けられるかも非常に重要です。
今回は、ETCカード電算システムを比較する際に確認しておきたい「導入後のサポート体制」について整理します。
サポートが必要になる主な場面
ETCカード業務では、毎月決まった処理を行うだけではありません。
実際には、さまざまな場面でシステム会社への確認や相談が必要になります。
たとえば、
- 操作方法が分からない
- 担当者が交代した
- 請求額に差異が出た
- 道路会社のデータ仕様が変わった
- ETC割引制度が変更された
- 組合独自の割引率や手数料を変更したい
- 帳票の表示内容を変更したい
- カードの有効期限更新が発生した
- データ移行やシステム切替を行いたい
といったケースです。
普段は問題なく利用できていても、通常と異なる処理が発生したときに、すぐに相談できる相手がいるかどうかで担当者の負担は大きく変わります。
特に確認したいサポート体制6項目
ETCカード電算システムを比較するときは、機能だけではなく、少なくとも次の6項目について確認しておくことをおすすめします。
1．問い合わせ先が明確か
まず確認したいのは、
「困ったときに、どこへ連絡すればよいのか」
という点です。
電話、メール、問い合わせフォームなど、連絡方法が明確になっているか確認します。
また、問い合わせをした際に、
- システムのことは開発会社へ
- ETC制度については道路会社へ
- 請求業務については分からない
と窓口をたらい回しにされないかも重要です。
2．ETCカード業務について相談できるか
システム操作だけをサポートする会社と、ETCカード事業の実務まで理解したうえで相談できる会社では、サポート内容が大きく異なります。
ETCカード業務では、
- ETCコーポレートカード
- ETCクレジットカード
- ETCマイレージ
- 道路会社ごとのデータ
- 割引制度
- 請求処理
- NEXCOへの申請
など、ETC特有の知識が必要になります。
そのため、
「このボタンを押してください」という操作説明だけではなく、「実務上どう処理するのがよいか」まで相談できるか
を確認しておくと安心です。
3．制度変更時に対応してもらえるか
ETCカード事業では、道路会社の料金制度や割引制度、データ仕様などが変更されることがあります。
その際、
- システム改修が必要なのか
- 設定変更だけで対応できるのか
- 組合側で何か作業が必要なのか
- 組合員への案内が必要なのか
を判断する必要があります。
システム会社が制度変更を把握し、必要な対応について案内してくれるのであれば、組合側で制度変更を一から調査する負担を減らせます。
また、制度変更対応に追加費用が発生するのかについても、契約前に確認しておくことをおすすめします。
4．担当者交代時の引き継ぎを支援してもらえるか
ETCカード業務は、同じ担当者が長く担当するほど属人化しやすい業務です。
担当者が異動・退職した際に、
- 前任者しか操作方法が分からない
- なぜこの設定になっているのか分からない
- 毎月どの順番で処理していたのか分からない
という状態になることがあります。
そのため、新しい担当者に対して、
- システムの基本操作
- 毎月の処理手順
- 各種設定の意味
- 注意すべきポイント
などを説明してもらえるかも確認しておくとよいでしょう。
5．イレギュラー発生時に相談できるか
通常業務はマニュアルだけでも対応できる場合があります。
一方、担当者が本当に困るのは、
いつもと違うことが起きたとき
です。
たとえば、
- 過去月の請求を修正したい
- カードの登録状態がおかしい
- 請求額が想定と違う
- 道路会社のデータが取り込めない
- 特殊な請求条件の組合員がいる
- カードの有効期限更新を行う
といったケースです。
こうしたイレギュラーな状況でも、原因や対応方法を一緒に整理してもらえるかは重要なポイントです。
6．長期的に安心して利用できる体制か
ETCカード電算システムは、数か月だけ利用するものではありません。
5年、10年と利用する可能性があります。
その間には、
- 制度変更
- 担当者交代
- システム環境の変更
- データ量の増加
- 新しい業務への対応
など、導入時には想定していなかったことも発生します。
したがって、
現在必要な機能があるかだけではなく、長期間利用していく中で継続的に相談・対応してもらえる会社か
という視点も大切です。
「まかせきりにしない」「不安にさせない」というサポート
システム会社にすべて任せればよい、ということではありません。
ETCカード事業を実際に運営するのは協同組合や企業の担当者です。
そのため、
システム会社がすべて処理して、組合側には何をしているのか分からない
という状態も望ましくありません。
一方で、
「マニュアルを渡したので、あとは自分たちで対応してください」
というサポートだけでは、担当者の負担が大きくなります。
理想的なのは、
- 組合側で行う業務
- システム会社が行う業務
- 事前に確認すべきこと
- イレギュラー時の対応方法
を双方で共有しながら運用できることです。
担当者に業務内容を理解してもらいながら、困ったときにはすぐ相談できる。
「まかせきりにしない」一方で、「不安にさせない」サポート体制が重要だと考えています。
導入前にサポート内容を確認する
システムを導入してから、
- そこまではサポート対象ではありません
- 制度変更は別料金です
- ETC業務については分かりません
と分かっても、簡単に別のシステムへ変更することはできません。
そのため、比較検討の段階で、
- 問い合わせ方法
- サポート時間
- ETC実務について相談できるか
- 制度変更への対応方針
- 追加費用が発生する条件
- 担当者交代時の支援
- イレギュラー時の対応
などを確認しておくことをおすすめします。
導入時だけではなく、導入後にどのように付き合っていく会社なのかを見ることが重要です。
ETCクラウドのサポート体制
株式会社ファーストアクセスが提供する「ETCクラウド」では、システムの操作方法だけでなく、ETCカード事業の実務を踏まえたサポートを行っています。
たとえば、
- ETCカードの管理方法
- 道路会社データの処理
- 組合独自の割引・手数料設定
- ETCマイレージ業務
- 請求処理
- データ移行
- カード有効期限更新
- 道路会社の制度変更への対応
などについてご相談いただけます。
また、基本的な制度変更へのシステム対応については、月額費用の範囲内で対応しています。
担当者の交代時などには、現在の運用を確認しながら、必要な操作や処理方法についてご説明することも可能です。
システム導入前の比較検討段階でも、
- 現在の運用をそのまま移行できるか
- 今のシステムとの違いを確認したい
といったところからご相談いただけます。
まとめ
ETCカード電算システムを比較するときは、
- 必要な機能があるか
- 費用がいくらか
- 操作しやすいか
といった点に目が向きやすいと思います。
しかし、システムは導入して終わりではありません。
実際には、制度変更、担当者交代、請求時のイレギュラーなど、長期間利用する中でさまざまなことが発生します。
そのため、
ETCカード電算システムは、機能だけでなく「導入後に安心して運用できるサポート体制があるか」まで含めて比較することが重要です。
比較検討の際には、
「何ができるシステムなのか」だけではなく、「困ったときに誰に相談できるのか」
についても確認してみてください。
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「今のシステムで問題ないか確認したい」「他のシステムと比較してみたい」という段階でもご活用いただけます。
現行システムを継続する場合の点検資料としてもご活用いただけます。
ファーストアクセスの「ETCクラウド」とは？
ファーストアクセスの「ETCカード電算システム」はどのようなものか？は、以下のページをご参照ください。
最後まで読んで頂き、誠にありがとうございました。