ETCコーポレートカードを取り扱う協同組合では、新規発行や追加、車両変更などに伴い、NEXCOへ提出する各種申請書を作成する機会があります。
申請書には、
- 組合員情報
- ETCカードに関する情報
- 車両情報
- 車載器情報
など、すでにETCカード電算システムで管理している情報を記載するケースもあります。
その際、システムの画面を見ながら申請書へ手書きしたり、Excelなどへ転記したりしていないでしょうか。
もちろん、手書きそのものに問題があるわけではありません。
問題になりやすいのは、すでにシステムに登録されている情報を、申請書を作成するためにもう一度入力・転記することです。
同じ情報を何度も入力すれば、作業時間が増えるだけでなく、転記ミスや記載漏れが発生する可能性も高くなります。
今回は、NEXCOへのETCコーポレートカード申請書を作成する際に起こりやすいミスと、登録済みデータから申請書を出力するメリットについて整理します。
NEXCOへの申請書作成で起きやすいミス
申請書を作成するとき、担当者はETCカード電算システムや既存の管理資料を確認しながら、必要な情報を転記していくことになります。
このような作業では、いくつかのミスが起こりやすくなります。
1．数字や番号の転記ミス
ETCカード業務では、カードや車両、車載器などに関する数字を扱います。
桁数の多い番号は、目視で確認しながら転記すると、
- 数字を1桁間違える
- 桁を飛ばす
- 前後を入れ替える
といったミスが起こる可能性があります。
特に複数枚の申請書をまとめて作成する場合には、確認作業にも時間がかかります。
2．記載漏れ
申請書には複数の記載項目があります。
普段から申請業務を行っている担当者であれば慣れていても、担当者が交代した場合や、久しぶりに申請する場合には、
「この項目も必要だった」
という記載漏れが起こることがあります。
申請書の作成方法が担当者の経験に依存している場合には、特に注意が必要です。
3．登録情報と申請書の内容が一致しない
システム上の情報を変更した後、別途管理しているExcelや過去の申請書をもとに新しい申請書を作成すると、情報が一致しない可能性があります。
たとえば、
システムには最新情報が登録されているのに、申請書には以前の情報を記載してしまう
といったケースです。
情報を複数の場所で管理すると、どの情報が最新なのか分かりにくくなります。
4．確認作業に時間がかかる
転記作業では、
入力する → 元データと照合する → 間違いがないか確認する
という作業が必要です。
正確に作業しようとするほど、確認にも時間がかかります。
特に申請件数が多い協同組合では、申請書を1枚ずつ作成・確認する作業が担当者の負担になります。
問題は「手書き」よりも「二重入力」
ここで重要なのは、紙の申請書や手書きそのものが問題なのではないという点です。
本質的な問題は、
すでに一度登録した情報を、別の書類を作成するためにもう一度入力していること
です。
たとえば、ETCカード電算システムに、
- 組合員情報
- 車両情報
- 車載器情報
- カード情報
が登録されているのであれば、本来はそのデータを申請書作成にも利用できる方が効率的です。
同じ情報を、
システムへ入力
↓
申請書へ再入力
↓
再度内容を照合
しているのであれば、その途中でミスが入り込む余地が生まれます。
登録済みデータから申請書を出力するメリット
ETCカード電算システムに登録されている情報を使ってNEXCOへの申請書を出力できれば、手入力・転記する作業を減らすことができます。
主なメリットは次の4つです。
1．転記作業を減らせる
一度システムへ登録した情報を申請書にも利用できれば、同じ内容を何度も入力する必要がありません。
担当者は申請書を一から作成するのではなく、出力された内容を確認する作業が中心になります。
2．転記ミスを減らせる
手作業による転記が少なくなれば、
- 数字の入力間違い
- 記載漏れ
- 情報の取り違え
などが発生する機会も減らせます。
もちろん、出力した申請書の最終確認は必要ですが、入力する工程そのものを減らすことがミス防止につながります。
3．システムと申請書の情報を一致させやすい
登録済みのデータをもとに申請書を作成すれば、システム側の情報と申請書側の情報を一致させやすくなります。
「システムでは新しい情報、申請書では古い情報」
という状態も防ぎやすくなります。
4．担当者が変わっても同じ方法で作成しやすい
申請書の作成方法を担当者が覚えているだけでは、異動や退職時の引き継ぎが必要になります。
一方、
システムに登録する → 申請書を出力する → 内容を確認する
という一定の手順にできれば、担当者が変わった場合でも同じ方法で処理しやすくなります。
申請業務の属人化を減らすという意味でもメリットがあります。
自動出力しても「内容確認」は必要
ここは注意が必要です。
システムから申請書を出力できるからといって、確認せずにそのまま提出してよいわけではありません。
システムへ登録されている元データに誤りがあれば、当然、出力される申請書にもその情報が反映されます。
そのため、
システムから出力する
↓
内容を確認する
↓
必要に応じて修正する
↓
NEXCOへ提出する
という流れが基本になります。
自動出力の目的は「確認作業をなくすこと」ではなく、転記というミスが発生しやすい作業を減らすことです。
ETCカード電算システムを比較するときにも確認したい
ETCカード電算システムを比較するときには、
- カードを管理できるか
- 道路会社のデータを処理できるか
- 割引や手数料を計算できるか
- 請求書を作成できるか
といった請求業務の機能に目が向きやすいと思います。
しかし、ETCカード担当者の日常業務には、請求以外にも申請・変更・カード管理などがあります。
そのため、
NEXCOへの申請書類を登録済みデータから出力できるか
も確認しておきたいポイントの一つです。
毎月の請求処理だけではなく、日常のETCカード管理業務までどこまでシステム化できるかという視点で比較すると、実際の担当者負担の違いが見えやすくなります。
「ETCクラウド」ではNEXCOへの申請書類を出力できます
株式会社ファーストアクセスが提供する「ETCクラウド」では、登録されているETCカード・組合員・車両などの情報を利用して、NEXCOへの各種申請に必要な書類を出力できます。
そのため、すでにシステムで管理している情報を、申請書作成のために一から転記する作業を減らすことができます。
ETCクラウドでは申請書の出力だけでなく、
- ETCコーポレートカード・ETCクレジットカードの管理
- カードの追加・変更
- 車両情報の管理
- 道路会社データの取込
- 組合独自の割引・手数料設定
- 請求書・明細の作成
- 口座振替データの作成
など、ETCカード事業の日常業務から請求業務まで対応しています。
現在、
- 申請書を毎回手入力している
- カード情報をExcelとシステムの両方で管理している
- 担当者の転記作業を減らしたい
といった課題がございましたら、現在の運用を整理するところからご相談いただけます。
お気軽にご相談ください。
以下のお問い合わせフォームに「業務運用の整理」とご記載ください。
まとめ
NEXCOへのETCコーポレートカード申請業務では、申請書を書くことそのものよりも、
すでに管理している情報を、申請書へもう一度入力・転記する作業
に手間やミスが発生しやすくなります。
登録済みのデータから申請書を出力できれば、
- 転記作業を減らせる
- 入力・転記ミスを減らせる
- システムと申請書の情報を一致させやすい
- 担当者が変わっても同じ方法で作成しやすい
というメリットがあります。
もちろん、最後の内容確認は必要です。
重要なのは、確認作業そのものをなくすことではなく、同じ情報を何度も入力する作業を減らし、担当者が本来確認すべきところに時間を使えるようにすることだと思います。
ETCカード電算システムを比較する際には、「請求書を作れるか」だけではなく、
NEXCOへの各種申請書を、登録済みデータから出力できるか
についても確認してみてください。
ETCカード電算システムの比較・切替を検討されている方へ
ETCカード電算システムを比較するときに確認しておきたい内容をまとめた、
「ETCカード電算システム 比較・切替検討ガイド」
をご用意しています。
資料では、
- 現行システムを確認する14項目
- NEXCOへの申請書類出力
- 日常のETCカード管理業務
- 自組合の業務要件整理シート
- ベンダー比較表
- データ移行時の確認事項
- データ移行後の検証チェックリスト
- 導入・切替の標準スケジュール
- 費用を比較するときの考え方
- ベンダーへ確認すべき質問
などを掲載しています。
「現在の申請・カード管理業務を一度整理してみたい」という段階でもご活用いただけます。
現行システムを継続する場合の点検資料としてもご活用いただけます。
ファーストアクセスの「ETCクラウド」とは？
ファーストアクセスの「ETCカード電算システム」はどのようなものか？は、以下のページをご参照ください。
最後まで読んで頂き、誠にありがとうございました。