協同組合や物流系企業でETCコーポレートカードの運用担当をしている方、こんにちは！
今回は、ETCコーポレートカードの新規発行、追加発行時にNEXCOの申請に利用する「ETCコーポレートカード追加発行申込書」の書き方のコツについてお話したいと思います。
協同組合にて、新しく組合員が加入して、カードを新規発行する場合は、 「ETCコーポレートカード追加発行申込書」 に添付する書類が４種類必要となります。
１．履歴事項全部証明書（コピー）
２．組合員一覧表（全組合員分）
３．カード申請一覧表
４．車検証（コピー）
履歴事項全部証明書は、3か月以内に発行されたものが有効です。
既存組合員や、NEXCOと直接契約している法人企業がカードを追加発行する場合は、上記添付書類の３、４だけでOKです。 当然ですが、車検証は、追加するカードの枚数分だけ必要です。
カード申請一覧表に、対象車両にセットアップされた車載器の車載器管理番号を記載する必要があるので、NEXCOへの添付資料としては必要ありませんが、組合員さんからは、「セットアップ証明書」をもらう必要があります。
添付資料で特に注意が必要なのが、「車検証」です。
以下の項目に該当する車検証は、NEXCOから再提出を求められるので注意して下さい。
・NEXCO申請時に「有効期限の満了する日」が過ぎているもの
・PDFデータ、FAXの際、濃すぎ、薄すぎで社名等が読み取れないもの
・車検証シール等と一緒に保管したものが写しとなって全体が見えないもの
・右上の運輸支局長印が欠けているもの
・PDFデータ、FAX以外での写しのもの（写真はNG）
・使用者が企業名（組合員名）ではなく個人名のもの
車検証のコピーは、カラーでも白黒でもOKです。
しっかりと全体が写されていて、印字に手書きの文字かぶり等がないものが受け付けてもらえます。空欄にドア番号等を手書きが書かれているものはOKです。
「ETCコーポレートカード追加発行申込書」の記入上の注意は、以下の通りです。申請印は、NEXCOに印鑑証明を提出している印鑑を使用して下さい。
協同組合にて、新しく組合員が加入し、カードを新規発行する場合ですが、新規組合員が２社以上いるケースでは、 「ETCコーポレートカード追加発行申込書」 は１つにまとめて申請できます。
新規組合員のカード新規発行申請と、既存組合員のカード追加発行申請を同日に行う場合は、別々に 「ETCコーポレートカード追加発行申込書」 を提出する必要があるので注意して下さい。
NEXCOへETCコーポレートカードの申請で利用する各種申請や手続きについて、実際に実務担当者が現場で使っているマニュアルを皆さまにご覧頂きやすい形でまとめました。ぜひご一読ください。