協同組合や物流系企業でETCコーポレートカードの運用担当をしている方、こんにちは！
今回は、ETCコーポレートカードにおいてNEXCOへ登録している車両の「車両番号」が変更された場合に、必要なNEXCOへの申請の”コツ”についてお話したいと思います。
基本的には、車両番号のみ変更の場合は、以下の対応となります。
車両は同じままで、車両番号だけが変わるといったケースでは、NEXCO中日本の東京支社では「車両入替届」での手続きが必要、NEXCO西日本の関西支社では「届出事項変更届」での手続きが必要など、契約支社によって手続き方法が変わる可能性があるので、ご注意下さい。
弊社のように多くの協同組合や運送会社様の業務を代行していると、複数の支社に申請書を提出しています。支社によって対応が違うとミスや作業の複雑化につながるので、なにかいい方法はないかと調査しました。
NEXCOに「車両番号変更」の場合の申請の仕方を尋ねると上記のように支社によって違う回答があると思いますが、東京支社のように「車両入替届」で申請できれば、「車両入替届」と「車検証のコピー」の２つの書類で申請できます。しかし、関西支社のように「届出事項変更届」で申請する必要があれば、「届出事項変更届」と「再発行申込書」と「車検証のコピー」の３つの書類が必要となります。
業務効率とミス防止を考えると、「車両入替届」で統一したいところですが、これは可能なのでしょうか？
答えは、可能です。
理由は、「車両入替届」に記載する項目が、以下の４つだからです。
１．現在貸与されているカード番号
２．現在貸与されているカードの登録車両番号
３．２と入替える車両の車両番号
４．３の車両にセットアップされた車載器管理番号
この４つの項目だけなので、申請書に記載された内容だけで、BMWからメルセデスベンツに車両入替が発生したのか、BMWの車両番号だけが変更になったのかはわかりません。
よって、車両番号変更でも車両入替の手続きで処理可能ということです。実際、東京支社では、最終的には同じ手続きになるので、車両入替でも車番変更でも「車両入替届」で申請するように契約先に依頼していると思われます。
運用の参考になれば幸いです。
※ 本ページは、あくまで参考情報ですので、支社によって対応が異なる場合は、最終的には支社の窓口の指示に従ってください。