協同組合や物流系企業でETCコーポレートカードの運用担当をしている方、こんにちは！
今回は、ETCコーポレートカードを利用している車両が変わった場合に申請が必要な「登録車両入替届」の書き方や申請の”コツ”についてお話したいと思います。
ETCコーポレートカードは、利用できる車両が限定されているETCカードです。そのため、車を買い替えたなどの理由で、カードを利用する車両が変わる場合は、「車両入替」の手続きをして、新しいETCコーポレートカードを「再発行」する必要があります。
（ETCコーポレートカードは券面に、登録している車両番号が記載されています）
ETCコーポレートカードでは、「再発行申込書」というものもありますが、こちらは、カードの破損、摩耗、変形、ICチップの不具合等でカードが利用できない場合に「再発行」をするケースで利用します。カードを利用する車両が変わる場合の再発行は「車両入替」、変わらない場合は「再発行」と覚えてください。
車両入替の手続きをせずに、そのままETCコーポレートカードを利用すると、「車両不一致」となり、割引が受けられません。また、車両不一致が長く続くと、カードの利用が停止される恐れがあります。
ただし、古いETCコーポレートカードで申請している車両と違う車両で利用するので、「車両不一致」になる可能性があるね。
「車両入替」の手続きをするタイミングですが、ココは注意が必要です！
例えば、８月１５日に新しい車両が納車された場合、８月前半は、古い車両でETCコーポレートカードを利用し、８月後半は、新しい車両でETCコーポレートカードを利用することになります。
では、納車されてから「車両入替」の申請が完了するまで、ずっと「車両不一致」となって割引が効かないのかというと、そうではありません。
８月最後の営業日までにNEXCOに「車両入替届」を受領してもらえれば、８月分はすべて「車両不一致」ではない扱いとなり、割引もしてもらえます。
NEXCO受領日が９月になってしまうと、８月後半に新しい車両で利用した分は「車両不一致」となって割引が受けられないので、「車両入替」の手続きをするタイミングが重要になってきます。
「登録車両入替届」の記入上の注意は、以下の通りです。
「登録車両入替届」は、NEXCOに申請して受理されると、右下の欄に受理印が押されます。窓口の場合は、手渡しでコピーを渡してもらえ、郵送の場合は、FAXが届きます。
車両は同じままで、車両番号だけが変わるといったケースでも「車両入替」の手続きが必要となります。NEXCO中日本の東京支社では「車両入替届」での手続きが必要、NEXCO西日本の関西支社では「届出事項変更届」での手続きが必要など、契約支社によって手続き方法が変わる可能性があるので、ご注意下さい。
NEXCOへETCコーポレートカードの申請で利用する各種申請や手続きについて、実際に実務担当者が現場で使っているマニュアルを皆さまにご覧頂きやすい形でまとめました。ぜひご一読ください。