協同組合や物流系企業でETCコーポレートカードの運用担当をしている方、こんにちは！
今回は、ETCコーポレートカードにおいてNEXCOへ登録している情報を変更する場合に申請が必要な「届出事項変更届」の書き方や申請の”コツ”についてお話したいと思います。
まずは、どういう場合に申請が必要なのでしょうか？
事務局長！組合員さんの電話番号が変わった時ってNEXCOへ申請する必要あるんでしたっけ？
必要だよ、「届出事項変更届」を提出しないといけないよ
そっか～組合員さんの名称、住所、電話番号が変更になった時に申請が必要なんでしたよね、あれ？社長さんが変わった時は？
法人の代表者が変わった時にはいらないよ、ただし、うちの組合の理事長が変わった場合は申請の必要があるね
まとめておかないと間違えそうですね…
添付資料なしで「届出事項変更届」 だけの提出が必要な場合が、３つあります。
１．組合員の住所変更
２．組合員の電話番号変更
３．組合へのNEXCOからの請求書送付先変更
次に、添付資料として「セットアップ証明書」のコピーが必要な場合が、１つあります。
１．車載器管理番号のみ変更
最後に、添付資料として「履歴事項全部証明書」の原本またはコピーが必要な場合が、３つあります。
１．組合員の社名変更
２．組合の名称変更
３．組合の代表理事変更
組合員の社名変更の場合、
3か月以内の「履歴事項全部証明書（コピー）」が必要です。
組合の名称変更、代表理事の変更の場合、
3か月以内の「履歴事項全部証明書（原本）」が必要です。
車両番号のみ変更の場合は？
車両は同じままで、車両番号だけが変わるといったケースでは、NEXCO中日本の東京支社では「車両入替届」での手続きが必要、NEXCO西日本の関西支社では「届出事項変更届」での手続きが必要など、契約支社によって手続き方法が変わる可能性があるので、ご注意下さい。
「届出事項変更届」の記入上の注意は、以下の通りです。
NEXCOへETCコーポレートカードの申請で利用する各種申請や手続きについて、実際に実務担当者が現場で使っているマニュアルを皆さまにご覧頂きやすい形でまとめました。ぜひご一読ください。